Fakturahåndtering hos Region Nordjylland

FDC-løsning trawler fakturaer igennem om natten

Fakturahåndtering hos Region Nordjylland

FDC-løsning tygger på data om natten

Brug dine medarbejdere fornuftigt

Der er rigeligt at lave i de fleste bogholderier. Enversions FDC-løsning tager på arbejde hver nat hos Region Nordjylland og tager stilling til en stor mængde fakturaer, der før skulle ses igennem en for en af en rigtig levende medarbejder.

ENVERSION_AH_logo_centered_RGB.png

FDC-løsning hjælper med fakturaerne

Intro:

Region Nordjylland servicerer godt 600.000 borgere med sundhedsydelser. Der er omtrent 12.000 ansatte fordelt på over 20 adresser. Regionens samlede årlige fakturamængde ligger på godt 250.000 til en samlet værdi af godt 4,5 milliarder kroner. 

Udfordringen:

Hvert år modtager Region Nordjylland godt 250.000 fakturaer. De kommer fra mange forskellige leverandører og omfatter alt lige fra kuglepenne og blokke til store scannere og kompliceret medicinsk udstyr.

Cirka halvdelen af de 250.000 fakturaer har en indkøbsordre. Det vil sige, de bliver håndteret automatisk og er for så vidt uberørt af menneskehånd. Den anden halvdel skal der på en eller anden måde tages individuel stilling til. Og oprindeligt blev hver eneste af de 125.000 fakturaer håndteret manuelt. Enten via regionens centrale regnskabskontor eller ude på en af de lokale adresser.

Det betød, at der sad et menneske og skulle tage stilling til kontering, varemodtagelse, attestering og anvisning for hver eneste faktura. Det indebar dels en risiko for, at der blev konteret forskelligt fra person til person, så kvaliteten af den samlede kontering blev forringet. Dels var der reel risiko for relativt kostbar dobbelt- og fejlfakturering, fordi det helt lavpraktisk er svært for den enkelte medarbejder at have overblik over så store fakturamængder.

Løsningen:

I dag hjælper en af Enversions digitale assistent-løsninger inden for FDC - Finance til med fakturahåndteringen i Region Nordjylland. Det forgår ved integration af data fra regionens regnskabsprogram ØS Indsigt til FDC.

Denne Enversion FDC-løsning er en digital assistent, der i dette tilfælde er blevet trænet i at genkende mønstre baseret på historisk adfærd i Region Nordjyllands fakturahåndtering.

Hver nat stikker den snablen ned i ØS Indsigt og vurderer døgnets fakturaer. Derefter kommer den med konteringsforslag til en stor del af fakturaerne. Disse forslag skrives direkte ind i ØS Indsigt og er således klar til videre og ensrettet behandling hurtigt.

Derudover foretager FDC-løsningen en risikovurdering af hver enkelt faktura. Hvis den oplever noget afvigende i en faktura eller for den sags skyld finder en faktura, der er 100 procent identisk med en, der er blevet håndteret tidligere, slår den alarm. Den siger ”jeg tror, her er noget galt”, og den kommer med et bud på, hvad det kan være. Derefter er det op til en medarbejder at vurdere, om det er rigtigt. Men FDC leverer et unikt overblik og en beslutningsstøtte, der ellers ikke ville have været.

For at skære det ud i pap:  

Ved at benytte sig af Enversions digitale assistent inden for FDC-finance vil Region Nordjylland opnå:

  • At den manuelle arbejdsmængde med fakturahåndtering er blevet nedsat, og der er blevet frigivet ressourcer til andre opgaver. Ressourcer, der ellers ikke ville blive tilført regnskabsafdelingen, der er som så mange andre er under konstant budgetpres.
  • At ensretningen i og dermed den samlede kvalitet af konteringen er blevet væsentligt højnet. Det giver et langt bedre overblik over det reelle forbrug og giver mulighed for endnu bedre planlægning af indkøb.
  • At der fanges langt flere tilfælde af utilsigtet dobbelt- og fejlfakturering samt tilfælde af fakturaer, der ikke skal betales i den form, de er modtaget. Potentielt kan det give besparelser i millionklassen og vil uden tvivl sikre færre fejl.   

Skal du også have sådan en?

FDC-løsningen her er en digital assistent, som kan hjælpe en hvilken som helst stor organisation eller virksomhed med at få overblik, ensretning og orden i faktureringen. Uanset hvor mange medarbejdere, du ansætter, vil det være stort set umuligt at tjekke samtlige fakturaer manuelt og kontere 100 procent ensrettet. Det er her, vores FDC-løsning er uovertruffen.

Er du blevet nysgerrig?

Ring til Thomas Schultz på telefon 2282 8513 eller Janus Heie på telefon 9244 5655. Så kommer de og drikker din kaffe. De bruger mælk i…